מה ההבדל בין שירותי מזכירות In house לשירותי מזכירות מרחוק?

ההבדל העיקרי בין שירותי מזכירות In house לשירותי מזכירות מרחוק הוא המיקום של המזכירות. מזכירות In house עובדות במשרד של העסק, בעוד שמזכירות מרחוק עובדות מהבית.

להלן טבלה המציגה את ההבדלים בין שני סוגי השירותים:

היתרונות של שירותי מזכירות מרחוק:

לשירותי מזכירות מרחוק מספר יתרונות משמעותיים:

• עלות נמוכה יותר: שירותי מזכירות מרחוק הם בדרך כלל זולים יותר משירותי מזכירות Inhouse. הסיבה לכך היא שהעסק לא צריך לשלם על שכירות, ציוד, או ביטוח.
• גמישות רבה יותר: שירותי מזכירות מרחוק מציעים גמישות רבה יותר לעסקים. העסק יכול לבחור את מספר השעות או השירותים שהוא צריך, בהתאם לצרכיו בנקודת זמן, השירות יכול להתרחב או להצטמצם לפי הצורך.
• אין יחסי עובד מעביד, הוצאה מוכרת במס.
• שליטה נוחה: העסק יכול לשלוט בקלות בשירותי המזכירות מרחוק באמצעות מערכת ניהול ודיווחים.

איך לבחור שירותי מזכירות מרחוק?

כאשר בוחרים שירותי מזכירות מרחוק, ישנם מספר גורמים חשובים שיש לקחת בחשבון:

• ניסיון וידע: חשוב לבחור חברה עם ניסיון מוכח וידע בתחום שירותי המזכירות.
• גמישות: חשוב לבחור חברה שמציעה גמישות בבחירת השעות או השירותים.
• המלצות: חשוב לבחור חברה שתוכל לספק המלצות ממבחר של לקוחות.
• שירות אישי ומקצועי.

האם כדאי לעסקים קטנים להשתמש בשירותי משרד מרחוק?

התשובה לשאלה זו תלויה בצרכים של העסק. אם העסק זקוק לשירותים אדמיניסטרטיביים רבים, שירותי משרד מרחוק יכולים להיות פתרון טוב. שירותים אלה יכולים לעזור לעסק לחסוך זמן וכסף, ולהתמקד בתחומי הליבה שלו.

שירותי מזכירות מרחוק הפכו לבחירה המובילה של עסקים ברחבי העולם. הסיבה לכך היא שהשירותים הללו מציעים יתרונות משמעותיים לעסקים, כולל עלות נמוכה יותר, גמישות רבה יותר, ושליטה נוחה.

כמה עולה להעסיק מזכירה מרחוק?

זה תלוי כמה אתם רוצים שהיא תהיה עסוקה.

אם אתם מחפשים דרך לחסוך זמן וכסף בעסק שלכם, אך יחד עם זאת לא רוצים ולא מוכנים להתפשר על האיכות והשירות, Adminz – שירותי משרד זו אופציה מצוינת ששווה לשקול.

הפוסט שירותי מזכירות מרחוק: כל מה שרצית לדעת הופיע לראשונה ב-Adminz - שירותי משרד לעסקים בצמיחה.

בעולמינו, זמן הוא משאב יקר ומתכלה בעלי עסקים ומנהלים, מבינים את החשיבות של ייעול. אחד "האשמים" הנפוץ בבזבוז זמן הוא פגישות, ישיבות גדולות, מרובות משתתפים.
מאמר זה בוחן קונספט מרתק שהציג ג'ף בזוס, מנכ"ל ומייסד אמזון, המכונה "חוק שתי הפיצות"

חוק שתי פיצות – מתכון לפגישות פרודוקטיביות:

לדברי ג'ף בזוס, ככל שיש יותר משתתפים בפגישה, כך היא נוטה להיות פחות פרודוקטיבית.
כדי להתמודד עם הנושא הזה, הוא הגה כלל פשוט אך יעיל המכונה "חוק שתי הפיצות".
בזוס מסרב להגיע לכל פגישה שבה מספר המשתתפים עולה על מספר האנשים שניתן להאכיל בשתי פיצות. כלל זה משמש כמטאפורה לשמירה על פגישות קטנות, ממוקדות ופרודוקטיביות.

היתרונות של פגישות קטנות יותר

יישום "חוק שתי הפיצות" יכול להניב מספר יתרונות למנהלים ובעלי עסקים.
ראשית, פגישות קטנות יותר מעודדות השתתפות פעילה של כל המשתתפים, ומטפחת סביבה שיתופית שבה רעיונות יכולים לזרום בחופשיות.
שנית, הם מפחיתים את הסיכוי לעומס מידע, ומבטיחים שהדיונים יישארו ממוקדים ורלוונטיים.
לבסוף, פגישות קטנות יותר חוסכות זמן יקר, שכן ניתן להגיע להחלטות מהר יותר, ויש פחות צורך במעקבים מיותרים.

התגברות על אתגרים וטיפוח תרבות מפגש פרודוקטיבית

יישום "חוק שתי הפיצות" עשוי להציב אתגרים במצבים מסוימים, כגון כאשר מחלקות מרובות צריכות לשתף פעולה או כאשר מעורבים בעלי עניין מרמות שונות.
עם זאת, חשוב לזכור שהמטרה היא למקסם את הפרודוקטיביות והיעילות.
כדי להתמודד עם האתגרים הללו, שיקלו גישות חלופיות כמו קיום פגישות קצרות יותר לאחר פגישות גדולות יותר או הקצאת נציגים להשתתף בשם קבוצות גדולות יותר. בנוסף, טיפוח תרבות מפגש פרודוקטיבית בתוך הארגון ו\או העסק שלכם הוא חיוני. עודדו את המשתתפים לבוא מוכנים, לתרום באופן פעיל ולכבד את גבולות הזמן, ובסופו של דבר ליצור סביבת מפגש שבה "חוק שתי הפיצות" יכול לשגשג.

אסטרטגיות ליישום "חוק שתי הפיצות"

כדי להפיק את המרב מ"חוק שתי הפיצות" בעסק שלכם, שיקלו את האסטרטגיות הבאות:
ראשית, הגבילו את מספר המשתתפים לאלו החיוניים בלבד למטרות המפגש.
שנית, ספקו אג'נדות ברורות ובצעו תאום ציפיות מראש כדי לשמור את הדיונים על המסלול.
שלישית, השתמשו בטכנולוגיה כדי לכלול משתתפים מרוחקים בעת הצורך, אך וודאו שנוכחותם מוסיפה ערך לפגישה.
לבסוף, ביסוס תרבות שמעריכה תקשורת תמציתית, מעודדת השתתפות פעילה ומכבדת את זמנם של כולם.

לסיכום:

בשאיפה ליעילות עסקית, בעלי עסקים קטנים וגם בעלי עסקים גדולים, חייבים להיות מודעים לאופן שבו הם מנצלים את זמנם, במיוחד בפגישות. על ידי אימוץ "חוק שתי הפיצות" והעדפת מפגשים קטנים וממוקדים יותר, יזמים יכולים לשפר את הפרודוקטיביות, לטפח שיתוף פעולה ולהניע את העסקים שלהם קדימה.

הפוסט חוק "שתי הפיצות" הופיע לראשונה ב-Adminz - שירותי משרד לעסקים בצמיחה.

התנהלות נכונה בשלבי הפיתוח העסקי השונים חיונית לצמיחה ושרידות. מכירות ותפעול יעילים הם קריטיים בכל שלב. נעשה סקירה של ההתנהלות הנכונה בשבעת השלבים: רעיון ויזמות, השקה והמראה, צמיחה ומרקחה, שליטה ושיטה, שגשוג ופריון, הבשלת הנכס ויצירת מורשת.

שלב הרעיון ויזמות

שלב הרעיון ויזמות כולל סט אתגרים. יזמים עומדים בפני המשימה להפוך את הרעיונות שלהם למיזמים מוחשיים תוך ניווט בתנאי אי ודאות.
כדי להתגבר על אתגרים אלה ולהניע יעילות במכירות ותפעול, ניתן להשתמש במספר אסטרטגיות.

בראש ובראשונה, מתן עדיפות לחקר שוק ותיקוף מלקוחות פוטנציאלים מסייע בהבנת שוק היעד ובהתאמת הצעות הערך בהתאם. על ידי קבלת תובנות חשובות לגבי העדפות הלקוחות ונקודות הכאב, עסקים יכולים לחדד את היצע המוצרים והשירותים כדי לעמוד בדרישות השוק ביעילות.

מינוף שירותי ניהול אדמיניסטרטיבי חיצוניים למשימות ניהוליות. יזמים יכולים להעביר אחריות אדמיניסטרטיבית שגוזלת זמן לאנשי מקצוע מיומנים, ולפנות את זמנם להתמקד בפעילות הליבה של העסק. גישה זו לא רק מבטיחה תפעול חלק יותר, אלא גם מאפשרת ליזמים לנצל מומחיות מיוחדת ללא צורך במשאבים פנימיים נרחבים.

דגש על תפעול רזה ואימוץ גישות מכירה חסכוניות מאפשר ליזמים לעשות שימוש יעיל במשאבים ובתקציבים מוגבלים, תוך מקסום התפוקה.

שלב השקה והמראה

שלב ההשקה וההמראה הוא שלב קריטי שבו עסקים שואפים לבסס את נוכחותם בשוק ולהשיג צמיחה. בשלב זה, המטרות העיקריות הן השגת לקוחות, הגברת המודעות למותג ויצירת הכנסות. כדי להגביר את יעילות המכירות והתפעול, עסקים צריכים ליישם אסטרטגיות מכירה ושיווק יעילות המותאמות לקהל היעד שלהם. על ידי מינוף תובנות על השוק ושימוש בגישות מונחות נתונים, עסקים יכולים למטב את מאמצי המכירות שלהם ולהגיע ללקוחות הרצויים עבורם.

שימוש בשירותי ניהול אדמיניסטרטיבי חיצוניים יכול לתרום רבות לתמיכה במכירות וניהול איסוף וניתוח נתונים. מיקור חוץ של משימות כגון תמיכה בלקוחות, עיבוד הזמנות וניתוח נתונים לאנשי מקצוע מנוסים יכול לשפר את היעילות התפעולית ולאפשר לצוותים פנימיים להתמקד ביכולות הליבה.

ייעול תהליכים תפעוליים ולוגיסטיים הוא קריטי בשלב זה. על ידי טיוב ניהול שרשרת האספקה, בקרת מלאי ומימוש הזמנות מהיר, עסקים יכולים לשפר את הפריון, למזער עלויות ולספק חוויית לקוח חלקה, ובסופו של דבר להניע צמיחה והצלחה בחדירה לשוק.

שלב הצמיחה ומרקחה

שלב הצמיחה ומרקחה מביא אתגרים חדשים כאשר עסקים חווים התרחבות מהירה. עם הביקוש הגובר, ארגונים עלולים להיתקל בקשיים בשמירה על יעילות וניהול המורכבות הגוברת של פעילותם. אתגר מרכזי הוא פיתוח תהליכי מכירה וצוותים שמותאמים לצמיחה. עסקים צריכים לבסס נהלים ומבנים ארגוניים יעילים שיכולים לעבד נפחי מכירות גדולים יותר תוך הבטחת עקביות ורמת איכות. על ידי יישום אסטרטגיות מכירה מותאמות צמיחה וטיפוח צוות מכירות בעל ביצועים גבוהים, עסקים יכולים לענות ביעילות על דרישות הלקוחות ולנצל הזדמנויות לצמיחה.

אסטרטגיה נוספת לייעול המכירות והתפעול בשלב זה היא שימוש בכלי מכירה מתקדמים ואוטומציה. השקעה בטכנולוגיות כגון מערכות לניהול קשרי לקוחות (CRM), פלטפורמות ניתוח מכירות ותוכנות אוטומציה שיווקית יכול לייעל תהליכים, לשפר את דיוק הנתונים ולשפר את ביצועי המכירות הכוללים.

מיקור חוץ של משימות יכול לעזור להקל על העומס של צוותים פנימיים, ולאפשר להם להתמקד בפעילויות הליבה. על ידי האצלת אחריות ניהולית לאנשי מקצוע מנוסים, עסקים יכולים להגביר את היעילות, להפחית את עלויות התפעול ולשמור על רמה גבוהה של פריון בשלב של צמיחה מהירה.

שלב הבקרה ושיטה

שלב הבקרה והשיטה בפיתוח העסקי מדגיש את החשיבות של הקמת מערכות ותהליכים יעילים. שלב זה מסמן מעבר לגישה מובנית יותר כלפי מכירות ותפעול. הטמעת מערכות ותהליכים חיונית להבטחת עקביות, התאמה לצמיחה ומצוינות תפעולית. על ידי קביעת נהלים מוגדרים היטב, עסקים יכולים לייעל את פעילותם, למזער שגיאות ולמקסם את הפריון. זה מאפשר לצוותים לעבוד בצורה מלוכדת, משפר את התקשורת ומאפשר תיאום יעיל בין מחלקות שונות.

כדי להניע את התייעלות המכירות והתפעול בשלב זה, ניתן להשתמש במספר אסטרטגיות. יישום תחזית מכירות יעיל וניהול תקציב מסייע לעסקים לקבל החלטות מושכלות, לקבוע יעדים ריאליים ולהקצות משאבים ביעילות. תחזית מכירות מאפשרת תכנון שמבטיח רמות מלאי אופטימליות.

מינוף שירותי ניהול אדמיניסטרטיבי מרחוק יכול לספק יתרונות משמעותיים. על ידי מיקור חוץ עסקים יכולים לפרוק מעצמם משימות שגרתיות, ולאפשר לצוותים פנימיים להתמקד בפעילויות ליבה המשפיעות ישירות על יצירת הכנסות ושביעות רצון הלקוחות.

דגש על קבלת החלטות מונחית נתונים ומדידת ביצועים מאפשרת לעסקים לנתח מדדי מפתח KPI, לזהות תחומים לשיפור ולקבל החלטות אסטרטגיות מושכלות.

שלב השגשוג ופריון

שלב שגשוג ופריון מייצג שלב שבו עסקים פועלים ביעילות וברווחיות. בשלב זה, המטרות העיקריות הן הרחבה, שכפול לסניפים ואתרים נוספים ומקסום הפריון. עסקים שואפים לחקור כניסה לשווקים חדשים, לגוון ערוצי מכירה ולמנף הזדמנויות לצמיחה. כדי לשפר עוד יותר את יעילות המכירות והתפעול, ניתן להשתמש במספר אסטרטגיות.

אסטרטגיה מרכזית אחת היא התרחבות לשווקים חדשים וגיוון ערוצי המכירה. על ידי זיהוי שווקים לא מנוצלים והרחבה אסטרטגית של בסיס הלקוחות, עסקים יכולים להגדיל את זרמי ההכנסות שלהם ולהפחית את ההסתמכות על שוק או ערוץ יחיד. אסטרטגיה זו מאפשרת טווח הגעה רחב יותר ויכולת לספק העדפות מגוונות של לקוחות.

מינוף שירותי ניהול חיצוניים לתמיכה בלקוחות ועיבוד הזמנות יכול לשפר את היעילות. מיקור חוץ של משימות אלה לאנשי מקצוע מנוסים מבטיח שירות לקוחות מהיר ויעיל תוך מתן אפשרות לצוותים פנימיים להתמקד בפעילויות הליבה ומאפשר שמירה על כמות עובדים שנוחה יותר לניהול.

אסטרטגיה נוספת היא יישום כלים וטכנולוגיות לשיפור הפרודוקטיביות. השקעה באוטומציה, תוכנה לניהול פרוייקטים ופלטפורמות לשיתוף פעולה יכולה לייעל תהליכים, לשפר את התקשורת ולהגביר את הפריון הכולל. כלים אלה מבטלים משימות ידניות שגוזלות זמן, ומאפשרים לצוותים לעבוד בצורה יעילה ושיתופית יותר.

שלב הבשלת הנכס

שלב ההבשלה של הנכס בו עסקים הגיעו ליציבות ומתמקדים בתכנון לטווח ארוך. בשלב זה, עסקים שואפים לייעל את פעילותם, לייצר רווחים עקביים ולתכנן את העתיד. זה כרוך במעבר מדפוס חשיבה של צמיחה מהירה לגישה אסטרטגית יותר. כדי לשפר עוד יותר את יעילות המכירות והתפעול, ניתן ליישם מספר אסטרטגיות.

אסטרטגיה אחת היא אופטימיזציה של תהליכי ניהול מלאי ושרשרת אספקה. על ידי יישום מערכות בקרת מלאי יעילות, עסקים יכולים למזער את עלויות האחסון, להפחית את המלאי ולהבטיח מילוי הזמנות מהיר ויעיל. ייעול תהליכי שרשרת האספקה באמצעות תיאום ושיתוף פעולה יעילים עם ספקים ושותפים תורם גם הוא לשיפור היעילות.

מינוף שירותי ניהול חיצוניים לניהול פיננסי ודיווח יכול לספק תמיכה רבת ערך. מיקור חוץ של משימות כמו ניתוח פיננסי, הנהלת חשבונות ודיווח לאנשי מקצוע מיומנים מאפשר לעסקים להתמקד ביכולות ליבה תוך הבטחת ניהול פיננסי מדויק ותאימות לדרישות רגולטוריות.

אסטרטגיה נוספת היא הערכת הזדמנויות צמיחה פוטנציאליות ושותפויות אסטרטגיות. עסקים בשלב הבשלת הנכס צריכים לנתח את השוק, לזהות אפיקי צמיחה חדשים ולשקול שותפויות אסטרטגיות או רכישת עסקים התואמות את יעדיהם ארוכי הטווח. שיתוף פעולה עם עסקים משלימים או כניסה לשווקים חדשים יכולים לפתוח דלתות להתרחבות ולהגדיל את הזדמנויות המכירה. גישה אסטרטגית זו מסייעת לעסקים למקסם את הפוטנציאל שלהם ולהניע צמיחה בת קיימא.

שלב יצירת מורשת

שלב יצירת המורשת מייצג את השלב הסופי של הפיתוח העסקי, שבו יזמים השיגו חופש פיננסי ומבקשים להשאיר חותם והשפעה מתמשכת. בשלב זה, המטרות עוברות להגשמה אישית של היזמים, בניית מורשת ונתינה בחזרה לקהילה. כדי להבטיח מעבר חלק ולשמור על יעילות תהליכי המכירות והתפעול, ניתן ליישם מספר אסטרטגיות.

אסטרטגיה אחת היא יישום תכנון ירושה והעברת ידע. יזמים צריכים לזהות ולטפח יורשים פוטנציאליים בתוך הארגון, להבטיח מעבר חלק של מנהיגות ושמירה על הערכים והחזון של העסק. תוכניות העברת ידע, חונכות ויוזמות הכשרה יכולות להקל על העברת מומחיות קריטית וידע מוסדי לדור הבא של מנהיגים. גישה זו מבטיחה המשכיות של תהליכי מכירות ותפעול יעילים תוך שמירה על מורשת העסק.

שימוש בשירותי ניהול חיצוניים יכול גם לתמוך בקיום פעולות עסקיות חלק במהלך שלב המעבר. מיקור חוץ של משימות אדמיניסטרטיביות ואחריות תפעולית לאנשי מקצוע מיומנים מאפשר ליזמים להתמקד בעשייה אישית ופילנתרופית מבלי לפגוע ביעילות העסק. על ידי האצלת משימות שגרתיות לשירותי ניהול מרוחקים חיצוניים, יזמים יכולים להבטיח המשכיות עסקית ולשמור על יעילות תפעולית.

בשלב יצירת מורשת היזמים יכולים לשנות את המיקוד לעבר מאמצים אישיים ופילנתרופיים. זה כרוך במימוש תשוקות אישיות, עיסוק בפעילות פילנתרופית, או בחינת הזדמנויות השקעה התואמות את הערכים והמטרות שלהם. למרות שזה לא יכול להשפיע ישירות על המכירות והתפעול, זה מאפשר ליזמים להשאיר מורשת מתמשכת ולהשפיע באופן חיובי על הקהילה מעבר למאמצים והישגים העסקיים שלהם.

רון נזר
יועץ עסקי – "להפוך את העסק לנכס"

עוד מאמרים באתר מנכ"ל 360 www.ceo-360.net

הפוסט לנווט ב 7 שלבי הפיתוח העסקי: הצלחה עם אסטרטגיות התייעלות במכירות ותפעול הופיע לראשונה ב-Adminz - שירותי משרד לעסקים בצמיחה.

עלות הדחיינות

עלות הדחיינות יכולה להיות מדהימה. זה יכול להשפיע על כל היבט בחייו של אדם, מעבודה ועד ליחסים אישיים. דחיינות עלולה להוביל להחמצת הזדמנויות, עבודה באיכות נמוכה יותר ואפילו אובדן עבודה. זה יכול גם לגרום ללחץ משמעותי, חרדה ורגשות אשמה ובושה.

למה אנחנו דוחים? פותרים את התעלומה

הסיבות לדחיינות: לפי מחקרים, ישנן 15 סיבות עיקריות מדוע אנשים דוחים משימות:

• לא יודעים מה צריך לעשות
• לא יודעים איך לבצע
• לא רוצים לעשות משהו
• לא אכפת אם זה ייעשה או לא
• לא אכפת כשמשהו נעשה
• אין מצב רוח לבצע
• נוהגים לחכות עד הרגע האחרון
• מאמינים  שעובדים טוב יותר תחת לחץ
• חושבים שיכולים לסיים את המשימה ברגע האחרון
• חוסר מוטיבציה להתחיל
• שוכחים
• האשמת מחלה או בריאות לקויה
• מחכים לרגע הנכון
• צריכים זמן לחשוב על המשימה
• דוחים משימה אחת לטובת עבודה באחרת

הפוסט לפתור דחיינות במהירות? הופיע לראשונה ב-Adminz - שירותי משרד לעסקים בצמיחה.

בעידן שבו אנחנו חיים, יכולות ניהול יעילות מהווה את מפת הדרך להצלחה ולהשגת תוצאות
מרשימות בכל תחום של עיסוק.
היום יום העסקי, הניהולי והאישי מורכבים מאין סוף משימות, לעיתים יש משימות מורכבות וגדולות
שרק המחשבה עליהם גורמת לנו ללחץ ולפעמים גם לקיפאון.
אחת הדרכים היעילות היא פשוט לפרק את המשימה הגדולה למשימות קטנות "קלות לעיכול" ולחגוג ניצחונות קטנים – הבטיחו לעצמכם איזשהו פרס בכל פעם שתשלימו שלב/משימה זה מעניק לנו תחושה של אושר וגאווה וממריצה אותנו להמשיך הלאה עד להשגת המטרה הגדולה.

כדי לעזור לכם לנהל את המשימות הכנתי טופס PDF להורדה. לאחר ההורדה תוכלו למלא אותו ידנית, כמו פעם עם עט או עפרון , לעיתים דווקא לכתוב ולא להקליד עושה עבודה עמוקה יותר, אבל מי שקשה לו יכול להשתמש בתוכנה\ אפליקציה להמרת קובץ PDF לקובץ WORD או לקובץ EXCEL.

חשוב! לאחר שפרקתם כתבתם או הקלדתם, הזינו את המשימות ביומן (או בכל כלי לניהול משימות בו אתם משתמשים) עם זמנים לביצוע וזאת גם שתהיה לכם את התמונה הגדולה וכך שלא יתנגש עם משימות אחרות.

להזמנת הרצאה: ניהול זמן נכון – הגישות החדשות

הפוסט כלי לניהול משימות הופיע לראשונה ב-Adminz - שירותי משרד לעסקים בצמיחה.

מהי שעת כוח?

"שעת כוח" זהו פרק זמן קצר, בדרך כלל 60 דקות, שבמהלכו מתמקדים באופן אינטנסיבי
במשימה או מטרה ספציפית.

יתרונות שעת הכוח

הרעיון מאחורי Power Hour הוא להגביר את הפרודוקטיביות ולהשיג תוצאות טובות יותר על ידי התמקדות אינטנסיבית בעבודה או ביעד בודד למשך פרק זמן מוגדר.

הנה איך שעת כוח מגבירה את הפרודוקטיביות שלכם:

1. התגברות על דחיינות

אחת הדרכים העיקריות שבהן Power Hour יכולה לעזור לכם להתגבר על דחיינות היא על ידי קביעת פרק זמן ייעודי להתמקד במשימה ממוקדת או מטרה ספציפית. הקפדה על פרק זמן ייעודי  לעבוד ולהתמקד במשהו חשוב מאפשרת למנוע הסחות דעת והפרעות ולהתמקד לחלוטין בנושא הנדון. זה יכול לעזור  לכם להתחיל בדברים שאחרת יהיה קשה להתחיל, כמו גם להציע תחושה של מומנטום והישג.

2. לקיחת  אחריות על היום שלכם

מכיוון שתצטרכו  לתעדף את המשימות הקריטיות להשלמת במהלך שעת הכוח, תבטיחו התקדמות במטרות שלכם תוך הימנעות מתחושת הצפה מרשימת מטלות ארוכה. זה יכול להגדיל משמעותית את הפרודוקטיביות ולתת תחושה של שליטה רבה יותר על הזמן שלכם.

3. תחושה של יותר אנרגיה ומוטיבציה

השלמת משימה קריטית במהלך Power Hour יכולה ליצור תחושה של הישג והתקדמות, שיכולה להיות מרגשת ומעוררת מוטיבציה. התקדמות במטרה שלכם יכולה גם לגרום לכם להרגיש יותר בשליטה ובטחון, מה שיכול להגביר את האנרגיה והמוטיבציה.

כיצד לזהות את שעת הכוח שלכם?

בספר Power Hour: How to Focus on Your Goals and Create a Life You Love, אדריאן הרברט, חושבת ששעת הכוח היא בדרך כלל השעה הראשונה של היום. עם זאת,
אני מאמינה ששעת הכוח משתנה בהתאם לנסיבות של כל אדם.
לדוגמה, שעת כוח של הורה יכולה להתקיים כאשר הילדים במסגרות החינוך;
חלק מהאנשים הם ינשופי לילה שעובדים טוב יותר בלילה,
בעוד שאחרים הם אנשי בוקר שעובדים טוב יותר בבוקר.
כדי לזהות את שעת הכוח שלכם, תצטרכו להבין את המטרות והעדיפויות האישיות שלכם, כמו גם את לוח הזמנים והשגרה היומית שלכם.

הנה כמה שאלות שכדאי לשאול בכדי  להבין מה היא שעת הכוח שלכם

1. מתי אתם לחלוטין לא מסוגלים לבצע את העבודה שלכם?
כלומר כאשר יש לכם התחייבויות אחרות שלא ניתן לוותר עליהם.

2. באיזו שעה ביום אתם בדרך כלל מרגישים יותר נמרצים או ממוקדים?
האם זה בבוקר, בערב או אחר הצהריים? זו עשויה להיות שעת הכוח שלכם.

לאחר שקבעתם את שעת הכוח שלכם, הקדישו את הזמן הזה לעצמכם, מומלץ להכניס ביומן ולהיות מאוד "קנאים" לזמן הזה, אל  תתנו לשום דבר או לאף אחד להפריע.

הנה כמה צעדים שתוכלו לנקוט כדי להפוך את ה-Power Hour שלכם למוצלחת יותר:

1. הסירו את כל הסחות הדעת האפשריות

כדי למנוע הסחות דעת במהלך שעת הכוח שלכם, יש כמה צעדים שאתה יכול לנקוט. ראשית, כבו את כל התראות בנייד או במחשב, שימו נייד על  "נא לא להפריע" או על מצב שקט, הפוך או רחוק מהעין, ככה תוכלו להתמקד ללא הפרעות ו"גניבת" תשומת הלב. קבעו  ביומן "פגישה עם עצמכם"  או כל קוד אחר שתחליטו כדי לא לקבוע דברים אחרים על זמן זה.

2. סביבה תומכת ריכוז

בדקו מה עוזר לכם להיות מרוכזים – שקט מוחלט או רעשי רקע.
אם שקט מוחלט עוזר לכם להתרכז, ניתן להיעזר באוזניות מסננות, חוסמות רעש, או חדר עם דלת סגורה.
אם רעשי רקע עוזרים לכם להתרכז, צרו לעצמכם פלייליסט שאתם אוהבים ושימו ברקע.

3. בחרו רק משימה אחת להתמקד בה

במהלך שעת הכוח שלכם, התמקדו במשימה החשובה ביותר.
שתי שאלות שיעזרו לכם לבחור את המשימה האחת שתבצע במהלך שעת הכוח:

1. מה זה המשהו שקשה וגוזל זמן שאתם נוטים לדחות, אבל אם תסיימו אותו, תרגישו ומוטיבציה?
2. מה זה משהו שאם תבצעו אותו, יגרום לכם להרגיש פרץ אנרגיה?

ממליצה בחום להקצות שעת כוח בכל יום (או שבוע)
כדי להתמקד במשימות ובמטרות החיוניות ביותר שלכם
ולהיצמד ל-Power Hour שלכם כדי להתקדם ולהספיק יותר.

להזמנת הרצאה: ניהול זמן נכון – הגישות החדשות

הפוסט כיצד לזהות את שעת הכוח? הופיע לראשונה ב-Adminz - שירותי משרד לעסקים בצמיחה.

ישנם לא מעט דברים ומצבים בחיים שיכולים, בפוטנציה, לבזבז הרבה זמן.
על ידי מזעור הסחות הדעת והסרת בזבזני זמן מהיום יום שלנו נוכל להשיג יותר ובפוטנציה להצליח יותר.
במאמר זה מוצגים מספר רעיונות פשוטים  וקלים ליישום, על ידי שימוש אפילו רק בחלק מהם תוכלו להגדיל את הפרודוקטיביות שלכם ולנצל את הזמן שלכם בצורה יעילה יותר.

טלפון

• כשאתם עסוקים העבירו את הנייד למצב שקט.
• הקציבו זמנים כדי להחזיר שיחות שלא נענו.
• אם עדיין יש לכם תא קולי, בטלו את האופציה במיידי.
• בעת ביצוע או קבלת שיחה: היו מנומסים, הקשיבו והבהירו אך נסו להימנע משיחות חולין מוגזמות תוך הקפדה על שיחות קצרות ככל האפשר.
• בצעו שיחות בעמידה, מחקרים מראים שאנשים שעומדים בזמן שהם מדברים בטלפון
  שומרים על שיחות קצרות.
• אם אתם מסכימים לקחת על עצמכם משימות במסגרת שיחת הטלפון, בצעו אותם במיידי – גם אם זה אומר להוסיף אותן לרשימת ה'מטלות' שלכם.
•  לפעמים שיחת טלפון קצרה יעילה הרבה יותר מ"פינג פונג" של הודעות בווטסאפ או במייל.
• שמרו מספרים שאתם מחייגים  אליה לעתים קרובות ברשימת מועדפים.

אימייל

• בדקו את המיילים שלכם רק כמה פעמים ביום. סגרו את המייל כאשר הוא אינו בשימוש.
  הודעות דוא"ל חדשות המהבהבות על מסך המחשב יכולות להיות הסחת דעת עצומה ובזבוז זמן.
• הגדרו תיקיות וכללים במייל שיעזרו לסנן ולתייק הודעות דוא"ל באופן אוטומטי.
• קבעו בלוק זמן בכל יום לשליחה ומענה למיילים. אל תתנו למיילים להצטבר
  לרמות בלתי ניתנות לניהול.
• מחקו את כל הודעות הספאם באופן מיידי.
• עשו הסר לניוזלטרים לא רלוונטים
• מחקו את כל המיילים הלא רלוונטיים, זה כולל הודעות דוא"ל 'כלליות' שאינן קשורות ספציפית בכם. אנשים משתמשים לעתים קרובות בפונקציית 'השב לכולם'
• מה שלא בתחום התמחותכם העברו למישהו שיוכל לספק מענה טוב יותר במידת הצורך.
• נסו לטפל בכל מייל רלוונטי רק פעם אחת, קראו והגיבו מיד בזמן שנקבע לכם. לאחר שתסיימו, שלח את המייל במיידי או בתזמון. היזהרו מהודעות דוא"ל המסומנות כדחיפות או בעדיפות גבוהה… ייתכן שהם לא.

ניירת

• פתחו את הדואר שלכם ליד הפח  וסלקו את מה שאתם יכולים מיד.
• טפלו בדואר מיד במידת האפשר.
• לפתקים יש נטיה להיאבד , רישומים ידניים בצעו במחברת ייעודית שתהיה מונחת במקום קבוע.
• השתמשו במגש, קופסה או מגירה לשמירת ניירת חשובה, זרקו מסמכים ברגע שפג תוקפם.
• בכללי העדיפו קבלת ניירת דיגיטלית.

מחשבים

• כבו התראות קופצות
• סגרו חלונות ומסמכים לאחר שסיימתם להשתמש בהם – תייקו את המסמכים שלכם בצורה הגיונית. זה לא רק מסיר הסחות דעת אלא גם אומר שלמחשב שלכם יש יותר משאבים לביצוע העבודה הבאה.
• סגרו דפי אינטרנט לאחר שתסיים לקרוא אותם. זה חשוב במיוחד עבור אתרי חדשות או רשתות חברתיות שבהם המידע מתעדכן כל הזמן.
• אם אתה מתפתים להסיח את דעתכם עם משחק מחשב, או צלילה בים הרשתות חברתיות, הקציבו את משך הזמן.
• ודאו שהמחשב שלכם מוגן מפני וירוסים ותוכנות זדוניות. גבו את העבודה שלכם; השתמשו באחסון בענן או בכונן עט USB.
• וודאו שיש לכם איש.ת IT לטיפול בתקלות חומרה ותוכנה.

פגישות

• הגיעו בזמן לפגישות, לא מוקדם ולא מאוחר.
• וודאו ודעו את מטרת הפגישה
• קבעו מראש כמה זמן יימשכו הפגישות. להתחיל ולסיים את הפגישה בזמן.
• וודאו זמני הגעה לפגישה (שקלו להשתמש בתחבורה ציבורית)
• זום או פרונטלי?

התחייביות משפחתיות

שתפו את לוחות השנה כך שכל אחד מבני המשפחה אחראי על רישום ההתחייבויות והפעילויות שלו. חוגים, אירועים חברתיים, ימי חופש, תור לרופא ולרופא שיניים, אירועים מתוכננים, פגישות במספרה, ביקורים של חברים ומשפחה מורחבת – מידע רב ככל האפשר כדי שניתן יהיה לנהל כל יום ביעילות.

לחץ

כשאנחנו עסוקים יש יותר סיכוי שנהיה יותר "קצרים" מאשר כשאנחנו יותר רגועים. סביר יותר שדברים קטנים ירגיזו אותנו וסביר יותר שנרגיש לחוצים או כועסים. מתח וכעס עלולים לבזבז יותר זמן, הודיעו לאחרים שאתם עסוקים וזקוקים לזמן כדי להשלים את המשימות שלכם. אנשים בדרך כלל מבינים
ואולי אפילו יציעו לעזור!

זכרו!
תרגול הופך להרגל.

להזמנת הרצאה: ניהול זמן נכון – הגישות החדשות

הפוסט התמודדות עם הסחות דעת הופיע לראשונה ב-Adminz - שירותי משרד לעסקים בצמיחה.

מצגות הן כלי רב עוצמה להעברת רעיונות ומסרים, מצגות הן חלק מרכזי בכל עסק, בין אם זה לפגישות הכרות, הצעות מכירות, פרזנטציה או הרצאה.
עם זאת, חשוב לוודא שהמצגת שלך עדכנית, אסתטית, מעוצבת ונעימה ויזואלית.
מצגות אסתטיות עוזרות ליצור רושם חיובי על הקהל שלך, שכן הן מראות שהשקעת מאמץ כדי לוודא שהמצגת שלך תיראה טוב.
זה בהחלט יכול לעזור לבנות אמון ואמינות Iלשדר מקצועיות עבורך ועבור העסק שלך.

למה אני?

כחלק משירותי המשרד יצרתי ועיצבתי מצגות ללקוחות
בעלת עסק ומרצה ולכן מבינה את המשמעות והצורך למצגת מקצועית אסטתית המעבירה את המסר לקהל הלקוחות
יש לי עין "טובה" וגישה עיצובית

איך זה עובד בפועל?

יוצרים קשר, עושים איתור צרכים קצר, שולחים לי לוגו, מלל, ותמונות ברשיון, לאחר מכן אשלח 2-3 רעיונות עיצובים לאחר אישור נמשיך בתהליך יצירת המצגת, המצגת הסופית תשלח בקובץ Power Point ובקובץ PDF עליה תוכלו לבצע 2-3 סבבי שינוים עד לתוצאה הסופית

כמה עולה?

1,450 ש"ח + מע"מ למצגת עד 10 שקפים, כל שקף נוסף 125 ש"ח +מע"מ

הפוסט מצגות הופיע לראשונה ב-Adminz - שירותי משרד לעסקים בצמיחה.

צ'ק ליסט לבנייה נכונה של תבנית לטופס הצעת מחיר

1. להשתדל שהצעת המחיר תהיה על גביי עמוד אחד
2. הצעת המחיר תהיה על דף ממותג – לוגו בראש הדף (הדר), ובתחתית הדף (פוטר) פרטי הקשר (מייל , טלפון, אתר)
3. בצד ימין ציינו שם הלקוח, תפקיד, ארגון אופציונלי להוספה מייל וטלפון
4. לציין את נושא הצעת מחיר ובהחלט לא לרשום רק הצעת מחיר לדוגמא: הצעת מחיר עבור קידום ממומן ברשתות החברתיות, אפשר גם לכתוב באופן הבא: בהמשך לשיחתנו (הנעימה, הלבבית או כל מה שתבחרו) מצ"ב הצעת מחיר עבור שירותי משרד
5. מי אנחנו – פתיחה קצרה עליכם ועל העסק שלכם, מהות השירות שאתם נותנים ומה התועלות שהלקוח יקבל במידה ויסגור איתכם (1-2 פסקאות)
6. פירוט השירות בדר"כ זה החלק שאותו משנים ומתאימים לצרכי הלקוח
7. אם יש לכם מספר שירותים או מוצרים הכינו לכל אחד מהם טמלפט יעודי
8. מחיר ותנאי תשלום
9. מומלץ להוסיף תאריך תפוגה של הצעת מחיר
10. תחתמו במשפט מקדם עם שמכם לדוגמא: נשמח להיות חלק מההצלחה שלכם, נשמח לעמוד לשירותכם וכד'
11. הוסיפו בתחתית המסמך אופציה לחתימה על ההסכם הכוללת את שם החותם והתפקיד
12. שימו לב שכל ההצעה כתובה באותו הפונט
13. בשליחת טופס הצעת המחיר המירו לקובץ  PDF
14. לפניי הלחיצה שלח, בדקו שוב שהכל תקין ונכון
15. הצעת מחיר היא מסמך משפטי כדאי ורצוי להתייעץ עם עו"ד – לעיתים זו השקעה כספית אבל היא כדאית ותשמש אתכם לאורך זמן
    

זכרו!
טופס הצעת המחיר מייצג וממתג את העסק שלכם
ומהווה גם כלי שיווקי ולכן כל פרט בו חשוב, לא רק המחיר.

נשמח לעמוד לשירותך ולקידום העסק שלך, צוות ADMINZ

הפוסט תבנית טופס להצעות מחיר הופיע לראשונה ב-Adminz - שירותי משרד לעסקים בצמיחה.

דייקו את המטרות שלכם

בשביל להצליח לשמור על מוטיבציה אתם צריכים להצליח לראות התקדמות.
מטרות מעורפלות עלולות ליצור תסכול, בגלל הקושי לזהות האם מתקרבים אליהן או לא.
בקרב עסקים קטנים מטרה כמו "להצליח בעסק" יכולה לבטא תחושה שבעלי העסק מעוניינים להרגיש,
אך זו תחושה חמקמקה שיתקשו לזהות. הצבה של מטרות מוגדרות כמו "להגדיל את כמות הלקוחות שלי בחמישה בכל שבוע" יכולה לאפשר למדוד התקדמות.
העמידה במטרות המוגדרות גם תוביל בסופו של דבר לתחושה של הצלחה בעסק, דבר שגם יעלה משמעותית את רמת המוטיבציה.

חלקו משימות גדולות לשלבים ( משימות קטנות)

בשביל להימנע מתחושת חוסר אונים אל מול משימה גדולה ומסובכת, פרקו את המשימה לשלבים קטנים, והתמודדו עם שלב אחד בכל פעם. פירוק המשימה והתמקדות יכולה להרגיש מנוגדת לאינסטינקט של בעל עסק לראות את התמונה הגדולה, אך למעשה התמונה הגדולה עלולה להיות גדולה מידי ולגרום להופעתן של חרדות שמקשות על התפקוד.

ניהול עצמי (משאבים)

לחצים ומתחים עלולים ליצור עומס נפשי, וללוות את מי שחווה אותם בכל שעות היום, גם מחוץ לשעות העבודה. התחבטות בדילמות יכולה להוביל למעגל של מחשבות, שלמעשה חוזרות על עצמן ולא מקדמות הגעה לפתרון. עומס נפשי כזה לאורך זמן מוביל לשחיקה ופוגע בצורה קשה ברמת המוטיבציה. לכן, חשוב להקפיד להגביל את זמן העבודה וליצור הפרדה ברורה בין זמן עבודה וזמן לפנאי. אפשרות טובה היא התנתקות מהטלפון והמייל בסופי השבוע, וחופשות קבועות כל מספר חודשים.

הפרידו בין עיקר לתפל

עומס של משימות עלול לגרום לחוסר מוטיבציה, לכן קבלו החלטה איזה סמכויות  חייבות להישאר אצלכם, ואיזה ניתן להאציל הלאה. עבודה עם שירותי משרד עבור עסקים קטנים שיטפלו במסמכים, גביה ותיאומים יכולים לשחרר אתכם להתרכז בדברים החשובים ולסייע לכם לקבל החלטות טובות יותר ובראש שקט.

אל תהיו קשים עם עצמכם

כאשר נופלת טעות או החלטה שגויה, חשוב ללמוד ממנה ולהסיק מסקנות להמשך, אך חשיבה ממושכת על כל טעות עלולה לגרום לירידה בערך העצמי. גורם גדול לירידה במוטיבציה היא ערך עצמי נמוך ותחושת מסוגלות נמוכה. דימוי עצמי נמוך לאורך זמן יכול לקבע את התחושה ש"אם לא אצליח – למה שבכלל אנסה?". לכן נסו להתמקד בדברים הטובים, וחגגו כל הצלחה.

זכרו! תרגול הופך להרגל.
סביבה תומכת ומרימה חשובה לא פחות.

הפוסט 5 דרכים לשמר מוטיבציה הופיע לראשונה ב-Adminz - שירותי משרד לעסקים בצמיחה.