כלים אופרטיבים למזעור הסחות דעת ובזבוז זמן
ישנם לא מעט דברים ומצבים בחיים שיכולים, בפוטנציה, לבזבז הרבה זמן.
על ידי מזעור הסחות הדעת והסרת בזבזני זמן מהיום יום שלנו נוכל להשיג יותר ובפוטנציה להצליח יותר.
במאמר זה מוצגים מספר רעיונות פשוטים וקלים ליישום, על ידי שימוש אפילו רק בחלק מהם תוכלו להגדיל את הפרודוקטיביות שלכם ולנצל את הזמן שלכם בצורה יעילה יותר.
טלפון
- כשאתם עסוקים העבירו את הנייד למצב שקט.
- הקציבו זמנים כדי להחזיר שיחות שלא נענו.
- אם עדיין יש לכם תא קולי, בטלו את האופציה במיידי.
- בעת ביצוע או קבלת שיחה: היו מנומסים, הקשיבו והבהירו אך נסו להימנע משיחות חולין מוגזמות תוך הקפדה על שיחות קצרות ככל האפשר.
- בצעו שיחות בעמידה, מחקרים מראים שאנשים שעומדים בזמן שהם מדברים בטלפון
שומרים על שיחות קצרות. - אם אתם מסכימים לקחת על עצמכם משימות במסגרת שיחת הטלפון, בצעו אותם במיידי – גם אם זה אומר להוסיף אותן לרשימת ה'מטלות' שלכם.
- לפעמים שיחת טלפון קצרה יעילה הרבה יותר מ"פינג פונג" של הודעות בווטסאפ או במייל.
- שמרו מספרים שאתם מחייגים אליה לעתים קרובות ברשימת מועדפים.
אימייל
- בדקו את המיילים שלכם רק כמה פעמים ביום. סגרו את המייל כאשר הוא אינו בשימוש.
הודעות דוא"ל חדשות המהבהבות על מסך המחשב יכולות להיות הסחת דעת עצומה ובזבוז זמן. - הגדרו תיקיות וכללים במייל שיעזרו לסנן ולתייק הודעות דוא"ל באופן אוטומטי.
- קבעו בלוק זמן בכל יום לשליחה ומענה למיילים. אל תתנו למיילים להצטבר
לרמות בלתי ניתנות לניהול. - מחקו את כל הודעות הספאם באופן מיידי.
- עשו הסר לניוזלטרים לא רלוונטים
- מחקו את כל המיילים הלא רלוונטיים, זה כולל הודעות דוא"ל 'כלליות' שאינן קשורות ספציפית בכם. אנשים משתמשים לעתים קרובות בפונקציית 'השב לכולם'
- מה שלא בתחום התמחותכם העברו למישהו שיוכל לספק מענה טוב יותר במידת הצורך.
- נסו לטפל בכל מייל רלוונטי רק פעם אחת, קראו והגיבו מיד בזמן שנקבע לכם. לאחר שתסיימו, שלח את המייל במיידי או בתזמון. היזהרו מהודעות דוא"ל המסומנות כדחיפות או בעדיפות גבוהה… ייתכן שהם לא.
ניירת
- פתחו את הדואר שלכם ליד הפח וסלקו את מה שאתם יכולים מיד.
- טפלו בדואר מיד במידת האפשר.
- לפתקים יש נטיה להיאבד , רישומים ידניים בצעו במחברת ייעודית שתהיה מונחת במקום קבוע.
- השתמשו במגש, קופסה או מגירה לשמירת ניירת חשובה, זרקו מסמכים ברגע שפג תוקפם.
- בכללי העדיפו קבלת ניירת דיגיטלית.
מחשבים
- כבו התראות קופצות
- סגרו חלונות ומסמכים לאחר שסיימתם להשתמש בהם – תייקו את המסמכים שלכם בצורה הגיונית. זה לא רק מסיר הסחות דעת אלא גם אומר שלמחשב שלכם יש יותר משאבים לביצוע העבודה הבאה.
- סגרו דפי אינטרנט לאחר שתסיים לקרוא אותם. זה חשוב במיוחד עבור אתרי חדשות או רשתות חברתיות שבהם המידע מתעדכן כל הזמן.
- אם אתה מתפתים להסיח את דעתכם עם משחק מחשב, או צלילה בים הרשתות חברתיות, הקציבו את משך הזמן.
- ודאו שהמחשב שלכם מוגן מפני וירוסים ותוכנות זדוניות. גבו את העבודה שלכם; השתמשו באחסון בענן או בכונן עט USB.
- וודאו שיש לכם איש.ת IT לטיפול בתקלות חומרה ותוכנה.
פגישות
- הגיעו בזמן לפגישות, לא מוקדם ולא מאוחר.
- וודאו ודעו את מטרת הפגישה
- קבעו מראש כמה זמן יימשכו הפגישות. להתחיל ולסיים את הפגישה בזמן.
- וודאו זמני הגעה לפגישה (שקלו להשתמש בתחבורה ציבורית)
- זום או פרונטלי?
התחייביות משפחתיות
שתפו את לוחות השנה כך שכל אחד מבני המשפחה אחראי על רישום ההתחייבויות והפעילויות שלו. חוגים, אירועים חברתיים, ימי חופש, תור לרופא ולרופא שיניים, אירועים מתוכננים, פגישות במספרה, ביקורים של חברים ומשפחה מורחבת – מידע רב ככל האפשר כדי שניתן יהיה לנהל כל יום ביעילות.
לחץ
כשאנחנו עסוקים יש יותר סיכוי שנהיה יותר "קצרים" מאשר כשאנחנו יותר רגועים. סביר יותר שדברים קטנים ירגיזו אותנו וסביר יותר שנרגיש לחוצים או כועסים. מתח וכעס עלולים לבזבז יותר זמן, הודיעו לאחרים שאתם עסוקים וזקוקים לזמן כדי להשלים את המשימות שלכם. אנשים בדרך כלל מבינים
ואולי אפילו יציעו לעזור!
זכרו!
תרגול הופך להרגל.
