האם זה באמת אפשרי?
אחד המושגים הרווחים בעולם העסקי ובעולם העבודה הוא המושג ריבוי המשימות הידוע יותר כ Multitasking. למעשה, המושג הזה זלג אף לחיי היום יום של רבים מאיתנו. אך מסתבר כי המציאות מאחורי ריבוי המשימות (Multitasking) מורכבת יותר מכפי שנראה במבט ראשון.
האם זה אכן מעיד על יעילות?
האם זה מה שמאפשר לנו להשיג יותר בפחות זמן?
האם זוהי פעולה מתבקשת במסגרת ניהול הזמן בחיים המודרניים, במשרד, בעסק ובכל מקום?
אלה התשובות המפתיעות שכדאי להכיר.
ריבוי משימות, האם זה באמת אפשרי?
מנהלים רבים מקבלים כמובן מאליו, את העובדה שריבוי משימות זה מאפיין של האישיות היעילה ושל העובד היעיל. מחקרים שנערכו בשנים האחרונות בתחומי הפסיכולוגיה, מגלים שלמעשה אנו לא בנויים לבצע כמה משימות בעת ובעונה אחת (כלומר, אנחנו לא מחשבים ולא מכונות ואפילו הם לא מבצעים משימות ופעולות בו זמנית). האמת היא שריבוי משימות למעשה גורם לנו כמנהלים, עובדים וכבעלי עסקים להתנהל בצורה יותר איטית, פחות מדויקת ופחות יעילה!
טעויות גורמות לנזקים, בזבוז זמן כי טעויות צריך לתקן, לפעמים גם להפסדים כספיים, אובדן מוניטין וכמובן תסכול.
לדוגמא: אי אפשר להתרכז באמת, גם בשיחת טלפון עם לקוח וגם בקריאת מיילים חשובים או להפיק דרישות תשלום ולהציץ ברשות החברתיות ויש כמובן עוד דוגמאות רבות
מחקרים מצאו כי גם אם אנו חווים בתחושה שלנו שאנו יעילים, ריבוי משימות למעשה גורם לנו לעבוד מהר ותחת לחץ, לעבור במהירות בין משימה אחת לשנייה הריכוז שלנו מתפזר בין המשימות תוך מעבר מהיר בניהן, למעבר זה יש מחיר, הוא מאט את הפעילות המחשבתית שלנו ופוגע בביצועים שלנו בנוסף לעבודה תחת לחץ תמידי יש מחיר נוסף והוא עייפות – שמתבטאת במספר דרכים, עייפות גרידא, חוסר עניין, בעיות בזיכרון, סטרס ועצבנות.
הבשורות הטובות הן שברגע שיודעים את ההבדל בין מיתוס לבין מציאות, אפשר ורצוי לגשת לפתרונות שבאמת עובדים.
אלה הטיפים שכדאי לאמץ:
- ריכוז – מתרכזים בפעולה העיקרית שעל הפרק, לפני שעוברים למשימה אחרת. התוצאה תהיה מהירה, מדויקת יותר וכך מונעים טעויות ותקלות.
- מנטרלים הסחות דעת – סוגרים חלונות קופצים ומסיחים במחשב, משתיקים את הנייד, מומלץ אף להניח את הנייד "רחוק מהעין"
- הפרדה בין משימה להפסקה – כשרוצים להתעדכן, בווטסאפ, ברשתות חברתיות וכדומה, מבצעים זאת בזמן ההפסקה.
- תכנון לו"ז – את המשימות החשובות יותר, אלו שגם דורשות ריכוז גבוה השאירו לשעות שבהן אתם יותר ערניים וקשובים (אצל רוב האנשים, זה אומר שעות הבוקר).
- בלת"ם – מקצים בלו"ז זמן לטיפול בנושאים חשובים, שצצים לעיתים ללא התראה מוקדמת,
זכרו! מיקוד וריכוז במשימה אחת כל פעם ומעבר מודע למשימה אחרת
יצור עבודה איכותית יותר, מהירה ומדויקת ובסוף גם חוסך לנו זמן יקר.
מולטיטסקינג OUT מונוטסקינג IN
