תעדוף משימות

אנחנו מוצפים כל הזמן במשימות בעסק שלנו ובחיים הפרטיים שלנו. רשימות ה – To do list רק הולכות ומתארכות, ונראה שאנחנו לא באמת יכולים לעמוד בכולן. חלק מהמשימות הללו חשובות יותר וחלק פחות, אל חלק מהן נוכל להגיע היום וחלק נדחה פעם אחר פעם בתקווה שיום אחד נצליח לבצע אותן.

אין לנו ברירה, אנחנו חייבים לעשות תעדוף משימות. אנחנו חייבים להחליט מה חשוב יותר ומה פחות, מה משרת את המטרות והיעדים שלנו ומה פחות אנחנו חייבים להגדיר כל משימה ולהחליט לאיזה כיוון היא הולכת. התייעלות עסקית נכונה היא קודם כל הבנה מה עושים לפני מה ומה חשוב לנו להשלים בקרוב לעומת משהו אחר שיכול לחכות.

 מספר המלצות להתנהלות:

פירוק משימה גדולה לחלקים

מכירים את זה שיש לכם ברשימה משימה גדולה, כזו שאתם יודעים שעשויה לקחת מכם לא מעט אנרגיה וגם לדרוש מכם לא מעט זמן בשבילה? לא פעם אנחנו יושבים מול משימה כזו ולא יודעים מאיפה להתחיל, נלחצים ולא מצליחים להתקדם. אז מה עושים במקרה כזו? פשוט מחלקים את המשימה הזו לכמה משימות קטנות, ככה שיהיה קל יותר להתמודד עם כל אחת בנפרד. ההצלחות "הקטנות" מניעות אותנו קדימה.

כמה זמן ייקח לנו לבצע את המשימה?

כשמדברים על ניהול משימות, הדבר הראשון והחשוב ביותר הוא הבנה של כמה זמן תיקח כל משימה שברשימה. לפעמים רק מלראות את כמות המשימות אנחנו עלולים לחטוף כאב ראש, להתבלבל ולהרגיש חסרי אונים ובלי אנרגיות לנסות בכלל להתגבר עליהן ולכן צריך קודם כל "לנקות את השולחן".

מה זה אומר? זה אומר לבצע את המשימות שאמורות לקחת לנו כמה דקות בלבד. כן, כל מה שאמור לקחת עד 5 דקות לא צריך להכניס אותנו יותר ללחץ אלא להיות מבוצע ולרדת מהרשימה. כל אלו שנחשבות למשימות ארוכות שגם דורשות ריכוז יש לנו מספר אופציות: לדחות או להאציל, האצלה יכולה להיות נקודתית או קבועה

כדאי לדעת: בשעות הבוקר כשאנחנו במיטבנו מומלץ לבצע משימות שאנו נוטים לדחות או דורשות מאיתנו ריכוז, בשעות הבוקר זמן ביצוע משימות אלו יקח לנו ממחצית הזמן אם נדחה או נבצע אותן בשעות אחה"צ.

להתנהל לפי מודל החזר  ההשקעה

יש משימות חשובות אך פחות דחופות, והן חייבות לקבל את הזמן שלהן לביצוע, משימות שבעתיד יקלו עליכם ויקדמו את העסק. למשל: ללמוד משהו שעשוי בעתיד להכניס שירות נוסף לעסק ולהגדיל את ההכנסות שלו, דוגמא נוספת: בניית טמפלט להצעות מחיר – כשלא צריך "להמציא" את הגלגל כל פעם מחדש זה פשוט מפשט ומייעל את העבודה שלנו ויש כמובן עוד דוגמאות רבות, חשוב להכניס את המשימות האלו ביומן בימים ובשעות קבועות.

ניהול משימות ובעיקר תעדוף משימות בצורה נכונה
קודם כל יפחית מאתנו סטרס
 ייתן לנו "מפת דרכים" ובהירות
וכמובן בשורה התחתונה ייעל את ההתנהלות העסקית שלנו.

להזמנת הרצאה: ניהול זמן נכון – הגישות החדשות