לכל אחת ואחד יש משימות בחיי היומיום, אם בחיים האישיים או בעסקיים, את הדרך שנציג כאן, אפשר ליישם בשני המקרים ולזכור – יש רק 24 שעות ביממה, גם אם קמים שעה קודם…
יש מספר דברים שצריך לבחון כאשר מגיעים לעבוד על ניהול משימות:
- האם יש משימות שלא מגיעים אליהן "אף פעם"
- האם יש לקוחות לא מרוצים כי לא קיבלו מענה בזמן על בסיס קבוע
- האם יש משימות שלוקחות הרבה מאוד זמן ו"מבזבזת" את שעות התפעול
כל אחת מהשאלות הנ"ל מאוד משמעותיות בניהול משימות ומומלץ לקחת זמן של חודש
עבודה ולבחון את הנושא כדי לעבוד באפקטיביות. אחרי חודש בדיקה של כל אחת מהשאלות
ויש לכם את המסקנות, ניגש לחלק את המשימות לשלוש:
משימות תפעוליות
משימות אדמיניסטרטיביות
משימות להעביר הלאה
שימו לב – אם יש משימות שתמיד לוקחות המון זמן יקר לבצע אותן
ש"לא שוות" את עלות שעת העבודה שלכם, זה הזמן לתת למישהו אחר לעשות
גם אם תנסו לעשות אותן באופן אחר או בשיטה חדשה, זה תמיד יחזור להיות מה שלא נעשה בזמן או בכלל.
מומלץ לבנות טבלה שתשמש אתכם על בסיס קבוע ותוכלו לעקוב אחרי ההתקדמות של המשימות
כדי שכל אחת מהן תקבל את המענה הרצוי, כולל את אלו שאתם מאצילים לעובד אחר בחברה
או מוציאים למיקור חוץ.
אחרי הסדר שיש עכשיו בטבלה, ניגשים למשימות:
- בוחנים אילו משימות דורשות מענה מהיר עבור לקוחות / קולגות להם הבטחתם עמידה בזמן מסוים, שביעות רצון קודמת לכל דבר אחר
- מתחילים במשימות הקלות אותן אפשר לנקות מהרשימה ולחגוג איתן הצלחות
- ממשיכים במשימות היותר מורכבות, עושים הפסקות מדי פעם להתרענן
- מעדכנים את הטיפול במשימות בטבלה
- בודקים את התקדמות המשימות אותן העברתם לטיפול חיצוני
חופשה / חגים – זמן שבו אתם לא עובדים באופן רשמי, רצוי להתחיל את התכנון עד חודש מראש
ולכלול בו את השבוע הראשון של החזרה, איך תתמודדו עם מה שנצבר.
כמובן תלוי מה אורך החופשה והמטרה היא לחזור ברוגע לשולחן העבודה ולהמשיך את ההרגשה הטובה של החופש.
חשוב! בסוף כל יום לעבור על הטבלה ולבנות את היום הבא
ככל שתהיו מסודרים יותר בתכנון ותפעול המשימות, כך יהיה קל יותר
במידה ויהיו בלת"מים או עומס נקודתי וכך לא יצטברו משימות שוב ושוב.
