אנחנו עושים לעצמינו רשימות To do list כל הזמן בין אם באופן דיגיטלי או ידני לעיתים הרשימות הללו הולכות ומתארכות ונראה על פניו שאף פעם לא נצליח לעמוד בקצב הגדילה שלהן, אבל יש משהו שאנחנו פחות שמים לב אליו – אלו הדברים, המשימות שאנחנו צריכים להפסיק לעשות.
כן, יש לא מעט משימות, פעולות שנחשבות כ"שודדי זמן", יש לא מעט דברים שאנחנו צריכים ללמוד פשוט לא לעשות ואם לא, אז לפחות להמעיט אותם עד כמה שניתן.
אז מה זה "stop doing lists" "רשימת להפסיק לעשות"?
מהם הדברים אשר חייבים להימנע מהם?
ג'ים קולינס מציע בספרו "Good to great" את הגישה החדשה והייחודית, לעשות רשימות להפסיק לעשות, stop doing lists , רשימות שהמטרה שלהן היא פשוט לחסוך לנו זמן יקר ולאפשר לנו להתרכז בדברים החשובים באמת שאותם צריך לעשות. זה אומר קודם כל להזיז הצידה את המסיחים למיניהם ולאחר שיודעים "מה לא", אפשר לעשות את ה"מה כן".
מה יכול להיכנס לרשימה?
מספר דוגמאות שיעזרו לכם גם לחסוך זמן וגם להתייעל עסקית:
- מולטיטסקינג – אמרו לא למולטיסקינג וכן לסינגלטאסקינג, בפועל המוח שלנו יכול לבצע רק משימה אחת בכל פעם! מחקרים מצאו כי מולטיטסקינג גורם להאטה בפריון ומגדיל את הסיכויים לטעות, הסחות דעת והפרעות מפריעות ליכולתנו לעבד נתונים. לדוגמא: משוחחים בטלפון ובמקביל עונים למייל, הריכוז מתפזר בין המשימות תוך מעבר מהיר בניהן, למעבר זה יש מחיר, הוא מאט את הפעילות המחשבתית שלנו ופוגע בביצועים שלנו. מיקוד וריכוז במשימה אחת כל פעם ומעבר מודע למשימה אחרת, יצור עבודה איכותית יותר, מהירה ומדויקת.
- לסגור התראות קופצות בנייד ובמחשב – כ 40% מזמן העבודה שלנו ביום מתבזבז על התאוששות מהסחות דעות וקפיצה ממשימה למשימה, אחד ממסיחי הדעת הם התראות ולחלונות קופצים במחשב ובנייד, כאשר אתם עובדים על משימות שדורשות ריכוז, אם יש כל הזמן חלונות קופצים זה פשוט מסיח את דעתכם וההסחות "הקטנות" האלו, מבלי לשים מצטברות משניות ספורות לשעות.
- לא חייבים להיות זמינים 24/7 ללקוחות (מחריגה מנתחי מוח ועו"ד פלילים), זה בסדר ואף רצוי לבצע תיאום ציפיות לגביי שעות הזמינות שלכם.
- לא צריך לבדוק מיילים כל הזמן – אפשר גם רק פעמיים שלוש ביום, ובכלל כדאי שתיבת המייל שתהיה מאורגנת ומסודרת, מעבר לחסכון הזמן זה גם חוסך כסף.
זכרו!
על מה שאתם אומרים לא יש משהו אחר שתגידו עליו כן.
צריכים עזרה עם ניהול משימות?
בדיוק בשביל זה אנחנו כאן עבורכם!
